ПОИСК ПО САЙТУ

Все сотрудники перешли на «электронные» трудовые книжки. Что делать с КУДТК? Как ее закрыть?17.08.2022

Не нужно спешить «закрывать» книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и сдавать ее в архив, если она не закончилась.

Во-первых, завтра к вам может трудоустроиться работник с «бумажной» трудовой книжкой. Ее нужно будет принять и сделать о том запись в книге учета движения трудовых книжек.

Во-вторых, при проверке инспекторы Гострудинспекции могут проверить наличие КУДТК у работодателя. Это обязательная книга. Напомним, что согласно п. 39 и 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н:

• «39. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется:
• а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• б) учет трудовых книжек и вкладышей в них.

40. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

1. В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
2. В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
3. Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии)».

• Если КУДТК у Вас закончилась, все ее страницы исписаны, то ее можно «закрыть». О том, как это делать, мы писали в публикации «Заменяем старые книги учета движения трудовых книжек на новые» (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
• Но при этом придется завести следующую книгу (журнал) учета, поскольку она до сих пор остается обязательной, как мы указали выше.
• Рекомендуем:

11749

Вы в рубрике: ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р

Поделиться в соц сетях

 26.01.2023

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → В трудовой книжке пропущена запись о переименовании организации. Что делать?

В декабре прошлого года наша компания была переименована. Сейчас обнаружила, что в трудовую книжку одного работника запись о переименовании не внесена. Может, и не вносить, а выдать справку или копии документов? К тому же в книжку уже записали сведения о переводе.  23.01.2023

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Дубликат трудовой книжки через много лет

К нам обратился бывший работник с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Но он был уволен три года назад. Должен ли он как-то подтверждать факт того, что он больше нигде не работал?  19.01.2023

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Запись не поместилась на странице трудовой книжки. Правила переноса слов

Делаю запись в трудовую книжку. На последней строке страницы последнее слово записи (наименование должности) целиком не поместилось. Сделала перенос (через чёрточку) слова на другую страницу. Это не нарушение? Так можно? Может быть, надо было это слово на нижнем поле страницы написать?

1. ЖУРНАЛ «КАДРОВИК-ПРАКТИК» 
2. + доступ к справочной базе, книгам, семинарам, курсу и другим ресурсам
3. 
4. Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки Анализ сложных вопросов — в доступной форме. Изменения в законе — рассказываем как применять

ОТКРЫВАЕТСЯ ДОСТУП В ЗАКРЫТЫЕ РАЗДЕЛЫ САЙТА Подписчикам доступны: новые журналы и архив, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (150 пошаговых инструкций, тысячи консультаций, статей, образцов кадровых документов и др.), «Книжная полка» по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все тесты Подписка ~ 10 руб./день >> Доступ открывается сразу после оплаты

Подпишитесь легко и быстро >> 

 28.12.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Работник просит дубликат трудовой книжки, от ведения которой отказался

К нам обратился бывший работник за дубликатом трудовой книжки. Именно в нашей организации была последняя запись: в 2020 году он отказался от бумажной трудовой книжки и получил ее на руки, в 2021 году уволился. Вместе с заявлением он принес заверенные копии приказов с других мест работы (о приемах, переводах, увольнениях), в том числе с работы, где трудился после увольнения от нас. Что необходимо отражать в дубликате трудовой книжки?  21.12.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Заблаговременное заполнение трудовой книжки увольняемого работника

Ответственным за ведение трудовых книжек в нашей организации является секретарь. 26 и 27 декабря она будет в отпуске «за свой счет». И еще 27 числа у нас увольняется работник. Может ли секретарь перед выходными и отпуском заполнить трудовую книжку и заверить своей подписью?  08.12.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Работник третий год не забирает трудовую книжку после увольнения за прогул…

Работник третий год не забирает трудовую книжку после увольнения за прогул. Уведомления о необходимости ее получить или дать согласие на отправку ее почтой мы отправляли и в день увольнения, и еще пару раз. Письма он получал, но никак не реагировал. По телефону нецензурно объяснил, что ему такая трудовая не нужна. В ней, действительно, только наши записи общим стажем в два месяца да еще с увольнением «по статье». Что делать дальше с этой книжкой?  05.12.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Запись на нижнем поле трудовой книжки

Работник написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. Надо внести запись об этом в трудовую книжку, но в ней полностью закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе». Можно ли внести эту запись ниже строк (на нижнем поле трудовой книжки)? Или обязательно ради одной записи заводить вкладыш?  29.11.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Перенос сведений из формы СТД-Р, выданной предыдущим работодателем

Работник на предыдущем месте работы отказался от бумажной трудовой книжки. Сейчас у нас (нынешнего работодателя) просит выдать ему СТД-Р. Что нам писать в поле «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»? Переносить сведения из формы СТД-Р, выданной предыдущим работодателем?  18.10.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Трудовые книжки без ответственного

У нас уволился кадровик. Новый сотрудник выйдет только через неделю. Надо ли возлагать на это время на кого-нибудь ответственность за трудовые книжки? Или директор автоматически становится ответственным, если нет кадровика?  22.09.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Отражение в СЗВ-ТД перевода на временную дистанционную работу

Работник переводится на дистанционную работу. Этот перевод необходимо отражать в СЗВ-ТД? Понятие «перевод» используется в статье 312.9 ТК РФ, которая определяет порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.  21.09.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Обращение с заявлением о переходе на ЭТК к бывшему работодателю после увольнения

Работник был уволен в ноябре прошлого года, и на момент прекращения трудовых отношений заявление о форме трудовой книжки не писал. Сейчас он обратился с заявлением о переходе на электронную трудовую книжку, т.к. нигде не работает, и наша организация – его последний работодатель. Мы же вправе отказать в приеме такого заявления?  14.09.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Работник отказался от СТД-Р, т.к. она неправильно заполнена. Что делать?

Работник в день увольнения отказался получать сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р). Говорит, что они неправильно оформлены: указан только постоянный перевод и увольнение, а сведений о его приеме на работу в организацию нет. Но сведения о приеме написаны в его трудовой книжке, она у него давно на руках (выдана при переходе на ЭТК). Что делать? Он получил расчет и ушел.  09.09.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Работник запросил СТД-Р. В каких случаях и в каком виде выдаем?

Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Хочет получить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Он не увольняется и не берет кредит, просто хочет получить «для себя». Обязаны ли мы в таком случае выдавать ему СТД-Р? В электронном виде или бумажном?  06.09.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Пропущен разворот в трудовой книжке. Как исправлять?

Внося записи в трудовую книжку, нечаянно пропустили разворот. Т.е. записи о работе идут-идут, после записи № 14 пустой разворот (2 страницы) потом со следующего разворота записи 15,16,17. Что делать: выдать дубликат, исправлять (тогда как?) или можно оставить как есть?  01.09.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → В трудовой книжке надо писать, кем награжден работник. Под «кем» имеется в виду руководитель или организация? (Роструд)

Напомним, что п. 26 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, установлено:
«Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер»..

Кадровики нередко задумываются над тем, кого указывать в качестве награждающего в трудовой книжке.

 02.08.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Трудовая книжка: раздел о работе закончился на полуслове…

Делала запись в трудовую книжку работника о приеме и не заметила, что это последний разворот раздела о работе. На странице поместилась почти вся запись («принят в отдел снабжения на должность началь-»), и только окончание должности («ника отдела») не влезло. Можно ли дописать запись о приеме на следующей странице или внизу, а для остальных записей уже завести вкладыш?  23.06.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Если задержали трудовую книжку в головном офисе, придется платить работнику? Мнения судов

Я работник, уволилась из организации, головной офис находится в другом городе. Работодатель мне не выдал трудовую книжку, но на сайте Госуслуг я увидела, что в электронном формате отображено, что я уволена. На новое место работы требуют бумажную трудовую книжку. Что мне в этой ситуации делать? Не хочу потерять новую работу.  08.06.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Ведение трудовых книжек по совмещению

Нужен ли приказ на ведение, учет, хранение трудовых книжек, если эти обязанности я выполняю не по основной должности, а в порядке совмещения и эти обязанности прописаны в отдельном соглашении (ст. 60.2 ТК РФ)?  12.05.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Регистрация трудовых книжек

Все ли трудовые книжки нужно регистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? В частности, следует ли регистрировать трудовые книжки работников, принятых на срок менее 2 месяцев, и трудовые книжки, впервые или вновь заводимые работнику данным работодателем?  11.05.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → «Превращение» временного перевода в постоянный. Записи в трудовую книжку

Сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся. Но временный перевод может стать постоянным.
Согласно ч.1 ст.72.2 ТК РФ если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.
Стороны могут и не дожидаясь истечения срока перевода заключить соглашение о том, что перевод стал постоянным.

Сведения же о постоянных переводах вносятся в трудовую книжку.

 05.05.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Работник обратился за дубликатом трудовой книжки, но ушел, не дождавшись оформления. Что делать, если он не вернется за документом?

Наш бывший работник сегодня обратился за дубликатом трудовой книжки по причине утери. Документы, подтверждающие стаж у других работодателей, принес, заявление написал. Я заполнила титульный лист, работник расписался, а когда начала считать стаж и переписывать периоды работы в дубликат, он ушел. Телефон не отвечает. Что мне делать, если он не вернется?  11.03.2022

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → СЗВ-ТД и индексация зарплат

В мае мы провели индексацию зарплат. Оклады сотрудников увеличились. Нам надо по этому мероприятию сдавать СЗВ-ТД?  29.12.2021

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Переименование организации в СЗВ-ТД

Организация переименована. СЗВ-ТД сдается по всем работникам сразу или только со следующим кадровым мероприятием?  26.12.2021

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Исправление ошибок в трудовых книжках в 2021 году по новым правилам

Некоторые кадровые работники по неопытности или в спешке допускают ошибки в трудовых книжках. Встает вопрос: надо их исправлять, и если надо, то как? Наши юристы рассказывают, что такое исправления в трудовых книжках, чем они отличаются от внесения изменений в трудовые книжки. Разбираем новые правила внесения исправлений в трудовые книжки, которые действуют с 1 сентября 2021 года. Перечисляем типичные ошибки в трудовых книжках, которые надо исправлять Определяем алгоритм исправления ошибок в записях трудовых книжек (пошаговую инструкцию).  30.09.2021

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Электронные трудовые книжки — 2022. СЗВ-ТД, СТД-Р. Разъяснения, комментарии, законы, образцы документов

Уважаемые коллеги! На данной странице мы будем собирать вместе ссылки на все наши новые публикации об «электронных трудовых книжках». Это изменения в законодательстве, разъяснения органов власти, официальных лиц, консультации и комментарии юристов, образцы документов.  19.09.2021

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → СТД-Р: главное новичкам, о форме, правилах выдачи, формате

СТД-Р — что это такое?
Какими нормативными актами утверждена форма СТД-Р и правила ее заполнения?
Формат СТД-Р: электронный или бумажный?
Основания для заполнения СТД-Р

Образцы заполнения СТД-Р

 19.09.2021

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Как заполнять СЗВ-ТД? Инструкция по заполнению СЗВ-ТД

Краткая инструкция по заполнению формы СЗВ-ТД
Как заполнять СЗВ-ТД? На основании каких документов?
Как заполнять «Сведения о страхователе» в СЗВ-ТД?
Как заполнять «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» в СЗВ-ТД?
Как заполнять «Сведения о зарегистрированном лице» в СЗВ-ТД?
Как заполнять «Сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в СЗВ-ТД
Как заполнять «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 1 «N п/п» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 6 «Код выполняемой функции» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 8 «Наименование документа» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 9 «Дата» подраздела «Основание» в СЗВ-ТД?
Как заполнять графу 10 «Номер документа» в СЗВ-ТД?
Заверение СЗВ-ТД

Образцы заполнения СЗВ-ТД

 19.09.2021

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка — что это такое?
Какими законами и иными нормативными актами регулируется переход на электронные трудовые книжки?
Коротко и ясно об электронных трудовых книжках, суть изменений в законодательстве

Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?

 30.08.2021

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → СЗВ-ТД при аннулировании трудового договора

Приняли на работу нового сотрудника. Точнее, заключили трудовой договор, но сегодня (в день начала работы) он не вышел, к работе не приступил. Трудовой договор сегодня аннулировали. Надо ли предоставлять СЗВ-ТД в таком случае?  18.06.2021

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Заполнение новой формы СЗВ-ТД с 1 июля 2021 г.

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал.

Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников.

Напомним, что в 2020 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ).

Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю.

В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.

Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

• внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
• технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
• письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют.

Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г.

должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись.

Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером.

Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

• Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
• Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
• Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить.

Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

• полное и краткое наименование организации или ИП;
• название документа;
• дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
• отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
• подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
• дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
• Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

• Документ нужно прошнуровать.
• Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
• Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
• Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
• В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Журнал учета движения трудовых книжек

Если в вашей компании есть хоть один работник, который отказался переходить на электронную трудовую книжку,  то вам обязательно  нужен особый учетный журнал. С 2021 года работодатели разрабатывают и ведут его по особым правилам.

Каждый работодатель обязан вести учет бумажных трудовых книжек (ТК) своих сотрудников с момента заключения договоров с ними.

Данные о датах трудоустройства, работнике и принадлежащем ему документе записывает в журнал регистрации трудовых книжек работодатель или назначенное лицо, например специалист отдела кадров.

Закон требует, чтобы такую регистрационную книгу вела каждая организация и каждый ИП, у которых имеются наемные работники, решившие вести документ о стаже на бумаге.

Даже если учетная книга закончилась и не имеет пустых страниц, то ее не сдают в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Если в это время на хранение работодателю передали дополнительные документы, то сведения о них вписывают в новый учетный бланк.

Разработка и заполнение

С 1 сентября 2021 г. действует обновленный Порядок ведения и хранения ТК (утвержден Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н), где указано, что бланк книги учета движения ТК работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Для удобства пользования в нем предусматривают следующие столбцы:

• порядковый номер регистрируемой записи;
• дату приема сотрудника на работу и получения от него ТК (число, месяц, год цифрами);
• фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
• серию и номер ТК или вкладыша, если они имеются;
• дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
• сумму, внесенную за бланк (если он выдается за деньги);
• дату выдачи на руки;
• подписи представителя работодателя и работника.

После разработки и утверждения шаблона документ распечатывают. Рекомендуется страницы пронумеровать, документ прошнуровать, а концы шнура — опломбировать.

Опломбирование – необязательное требование после 01.09.2021. Но при желании вы вправе поставить пломбу на оборотной стороне книги.

Руководитель организации заверяет книгу подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней, ставит печать, если есть.

Заполняя документ, помните, что все записи следует делать разборчивым, аккуратным почерком. Данные подтверждаются подписью специалиста, который их внес.

Когда сотрудник увольняется или переходит на электронные сведения о профессиональной деятельности и стаже, этот факт обязательно регистрируют в журнале, поскольку в этот момент отдают бумажную ТК ее владельцу.

Если человек увольняется, то указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.

Факт получения на руки ТК необходимо заверить подписью работника. Если он лично трудовую книжку не получал, то предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

Так выглядит образец журнала выдачи трудовых книжек на руки, который актуален и при выдаче ТК в связи с увольнением, и после подачи заявления об отказе от ее ведения на бумажном носителе.

Если отсутствует журнал учета трудовых книжек в 2022 году или есть отказ его корректно и регулярно вести, то это рассматривается как нарушение законодательства. В таком случае компаниям грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — от 1000 рублей, для организаций — от 30 000 рублей.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них представляет собой один из документов, который в обязательном порядке заполняется кадровиками. В нем ведется реестр всех операций, касающихся трудовой деятельности сотрудников предприятия. А именно, отражаются сведения о таких событиях, как прием на работу и увольнение. А также в ней указываются данные о выдаче, замене трудовых книжек и прочая информация. Рассмотрим подробнее, как правильно заполняется книга (журнал) учета.

Законодательная база

С 1 января 2020 года на смену традиционным бумажным трудовым книжкам пришли электронные аналоги (ЭТК). В связи с чем у работодателей появилась обязанность ежемесячно передавать актуальные сведения в ПФР, путем подачи отчетов СЗВ-ТД. В свою очередь, сведения о трудовой деятельности из реестра Фонда могут предоставляться по запросам работников в виде справки СТД-ПФР.

Переход на электронные книжки, не означает, что бумажные экземпляры ушли в прошлое. Сотрудники, принятые на работу до 2021 года вправе по своему желанию сохранить привычные трудовые книжки. Специалисты, впервые трудоустраивающиеся после 1 января 2021 года, полностью переходят на ЭТК.

Следует отметить, что трудовые книжки, а также вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности. В связи с чем, приказом руководителя предприятия назначается сотрудник, ответственный за хранение и выдачу чистых бланков этих документов. Как правило, этот же работник отвечает за ведение учета трудовых книжек.

Например, это может быть начальник или рядовой специалист отдела кадров, секретарь либо бухгалтер. В том случае, если новый бланк трудовой или ее вкладыша будет испорчен, то ответственное лицо должно будет составить соответствующий акт для последующего списания документа.

Таким образом, кроме журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним, по обновленным правилам, работодатель должен также завести журнал учета чистых бланков этих документов, так называемую приходно-расходную книгу.

К слову, в этом журнале учета должны быть зафиксированы все трудовые, которые имеются на предприятии, в том числе и вкладыши к ним.

Как оформить книгу учета?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это обязательный для заполнения каждым руководителем документ. В том случае, если в организации она не была ранее заведена, то ее следует оформить не откладывая.

В соответствии с п. 40 настоящего приказа, администрация предприятия разрабатывает ее форму самостоятельно исходя из собственных предпочтений. При этом за основу может быть взят унифицированный бланк, после чего дополнен необходимыми графами и разделами.

По мнению Роструда, действующие книги учета ответственные лица могут заполнять до их окончания, а после, вводить в действие новые экземпляры.

Завести книгу учета на предприятии можно следующим образом:

• приобрести журнал с твердой обложкой и плотными листами, распечатать готовый шаблон из интернета или разработать собственный формуляр документа;
• грамотно заполнить титульный лист;
• пронумеровать и прошнуровать новую книгу учета, как и прежнюю, а также, заверить подписью руководителя и печатью организации, если таковая имеется, важно, что согласно п. 40 приказа № 320н, ее больше не нужно пломбировать и дополнительно скреплять сургучной печатью;
• завести отдельный лист, на котором указать данные о сотрудниках, ответственных за заполнение книги учета;
• вручную заполнить графы в журнале учета в соответствии с данными, обозначенными в трудовых книжках и вкладышей к ним, а также внести прочую информацию.

Рассмотрим подробнее, как заполняется книга учета.

Порядок заполнения

Рассмотрим подробнее, как заполняется унифицированный бланк книги учета движения трудовых, установленный действовавшим ранее Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г. Напомним, работодатели вправе использовать как этот бланк, так и формуляр, разработанный самостоятельно.

Титульный лист включает в себя стандартную информацию:

• полное наименование организации, например, Общество с ограниченной ответственностью «Юридическая азбука»;
• название документа «Книга учета…»;
• дата начала и окончания ведения книги;
• количество внесенных записей;

Основная часть книги учета содержит несколько графы, которые включают в себя следующие сведения:

• дата трудоустройства (заполнения книжки, а также вкладыша);
• Ф.И.О хозяина трудовой книжки, идентичные данным, которые указаны в его паспорте;
• реквизиты трудовой, а именно ее серия и номер, которые обозначены на ее титульном листе, например АТ- I 3457741, в том случае, если имеется вкладыш, то указываются сведения и из него;
• должность (профессия) сотрудника, на которого заполнена трудовая;
• место трудоустройства работника, в том числе наименование структурного подразделения, филиала, в этой и предыдущей графе должны быть указаны формулировки идентичные тем, что содержатся в приказе о приеме на работу, так, если в приказе руководителя, указано, что специалист принят в «отдел по работе с персоналом», то запись в книгу учета о трудоустройстве в «отдел кадров» будет неверной;
• реквизиты документа, на основании которого специалист был принят в штат организации, например, приказ руководителя № 35-к от 10.08.2021 г.;
• расписка ответственного сотрудника, заполнившего трудовую книжку, в этой графе можно указать его Ф.И.О специалиста;
• дата передачи работнику трудовой при расторжении или прекращении трудовых отношений, в эту ячейку ответственный сотрудник должен внести сведения о последнем рабочем дне владельца книжки;
• расписка работника о том, что трудовая выдана ему на руки.

Что касается последней колонки, то у ответственных лиц зачастую возникают вопросы по ее заполнению, а именно о том, кто должен поставить подпись, если работник не явился за ней лично.

Так, по общим правилам, документ можно получить по доверенности. В том случае, если специалист умер, то документ может быть выдан его родственникам. При этом, по закону, в графу не допускается постановка чужой подписи.

В таких ситуациях можно оставить ссылку на соответствующий документ.

Скачать бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Ошибки, допущенные при внесении записей в документ, должны исправляться по общим правилам. При этом нельзя замазывать ошибки и опечатки корректором, пользоваться ластиком, также нельзя зачеркивать. Недействительная запись заверяется подписью ответственного сотрудника, после чего вносятся верные сведения.

Срок хранения книги учета

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, как было отмечено выше, заводится не каждый год, а только после того, как предыдущий документ будет заполнен до конца. По этой причине в небольших компаниях одного журнала учета хватает на длительный период. После того, как журнал будет полностью заполнен, ответственное лицо должно передать его в архив.

Поскольку предполагается длительное хранение в архиве, работодатель должен позаботиться о том, чтобы книга учета была сделана качественно, а также имела твердую обложку.

Если весь персонал предприятия перешел на электронные трудовые книжки, то у руководства отпадает необходимость в наличии книги учета. Поэтому действующий экземпляр документа можно передать в архив на хранение.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, является одним из главных кадровых документов.

Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк книги либо воспользоваться унифицированным формуляром.

В том случае, если в организации имеется действующий журнал учета, то его следует завершить, прежде чем заводить новый. При этом не возбраняется утвердить новый экземпляр, а старый сдать в архив в любое время.

В книге учета должны быть отражены сведения, связанные с трудовой деятельностью сотрудника. При этом документ должен быть пронумерован и прошнурован, а также заверен подписью начальника компании и печатью, при ее наличии. В том случае, если работник перешел на электронную трудовую книжку, то информация в журнал учета о ней не вносится.

Источник: «Юридическая азбука»

Нужен ли журнал учета выдачи трудовых книжек при оформлении трудовой книжки в электронном виде?

Вопрос

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

При ведении электронной трудовой книжки1 оформление каких-либо журналов учета движения трудовых книжек не требуется.

С 01.01.2020 работодатели начали внедрять электронный формат ведения трудовых книжек.

Так работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

В течение 2020 года каждый работник должен был принять решение и подать работодателю заявление о продолжении ведения последним трудовой книжки в привычном бумажном формате или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если сотрудник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном формате (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»2).

За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве в другие организации (ч. 4 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ). На сотрудников, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются.

Вся информация об их трудовой деятельности ведется в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Вместе с тем не предусмотрены какие-либо дополнительные журналы или книги учета для сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Таким образом, в отношении сотрудников, которые изъявили желание оставить бумажные трудовые книжки или не подали никакого заявления, кадровики продолжают вносить сведения в книгу учета движения трудовых книжек.

Это касается и ситуации, когда работодатель выдает подчиненному трудовую книжку после того, как получил от него заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

Приведем пример формулировки внесения сведений в книгу учета движения трудовых книжек.

В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)». А также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Что касается работников, которые перешли на электронные трудовые книжки, а также впервые трудоустраивающихся после 30.12.2020, никакие дополнительные записи в книгу учета движения трудовых книжек не вносятся.

Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек будут завершены, все учтенные в ней бумажные трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учета и хранения подлежит прекращению, а книга передается в архив.

Обращаем внимание, что с 01.09.2021 года вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н3.

Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков бумажной трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения бумажных трудовых книжек. Это правило касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек.

Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).