Дорогие друзья, здравствуйте!

Уж больно часто на горячую линию нашей технической поддержки поступают запросы, напрямую связанные с работой 1С, не как с сервисом, а как с хорошо известной всем программой. Люди интересуются, как можно выполнить ту или другую производственную задачу.

Наши специалисты с охотой стараются помочь нашим клиентам, за что мы им безмерно благодарны.

Копирайтеры компании Scloud также решили не оставаться в стороне от решения данного вопроса и, по мере возможности, пишут небольшие заметки, посвященные наиболее популярным запросам.

Так, нам на глаза попалась тема учета рабочего времени с ее дальнейшим отражением в 1С. Разобравшись в сути вопроса, выяснилось, что ровным счетом ничего сложного в ней нет.

Однако считаем не лишним напомнить о том, в каком случае применяется суммированный учет рабочего времени, чем он отличается от обычной 40-часовой пятидневки, да и вообще затронем особо важные моменты, связанные с этой темой.

Суть вопроса

Методология суммированного учета рабочего времени базируется на подсчете всех отработанных сотрудником часов в рамках конкретного периода (например, недели, месяца, квартала или целого года).

Если мы говорим с вами о сугубо «офисной» жизни, с принятыми там 8 часами работы в день с понедельника по пятницу включительно, то здесь все ясно – человек трудится ровно 40 часов в неделю, ввиду этого расчет заработной платы, отпускных, больничных не составляет большого труда.

В случае же с суммированным учетом рабочего времени, ситуация может меняться от периода к периоду.

К примеру, если говорить о водителях транспортных компаний, курьерах, охранниках, работающих вахтовым методом, или операционистах, трудящихся «два через два», то получается, что фактически отработанное время в течение периода изменяется. Скажем, сотрудник ЧОП в марте текущего года за месяц пробыл на своем посту 190 часов, в то время, как в апреле у него вышло 144 часа. Относительно этих сведений формируется его месячный доход, меняющийся из месяца в месяц.

С одной стороны покажется, что в этом нет ничего сложного для любого бухгалтера – возьми, да и рассчитай среднюю «стоимость» одного часа, умножив ее на общее количество, вычти 13% НДФЛ, заплати деньги в фонды и перечисли деньги на карту человеку.

Все бы ничего, однако, нередко бывает так, что в рамках одной организации трудятся одновременно и офисные сотрудники и те, к кому необходимо применять суммированный учет рабочего времени.

В этом случае у нашего коллеги попросту прибавляется работы и на расчет аванса или премии уйдет в два, а то и в три раза больше сил.

Как не превысить норму?

Практически любой работодатель очень благосклонно отнесется к тому, если вы или ваш коллега проявит инициативу и заявит о том, что он хочет работать больше, брать на себя больше обязанностей, да и вообще выйти в выходной день заняться рабочими вопросами.

К большому сожалению, некоторые директора не дожидаются благородных порывов от своих подчиненных, а сами перекладывают на них часть дополнительных, но не оплачиваемых обязанностей. В случае с ненормированным графиком – сделать это становится очень просто.

Понятное дело, что при подсчете суммированного рабочего времени не должно получиться так, что сотрудником превышена норма выработки. Данное правило строго регулируется статьей 140 Трудового Кодекса РФ. Он же подразумевает, для каких категорий работников можно устанавливать ненормированный график и на какой срок.

К примеру, для водителей большегрузных автомобилей, курсирующих между городами и странами, он равняется 1 месяцу. Для специалистов, задействованных на вредных производствах – 3 месяца. Всем остальным группам работников, не попавших под эти категории, предусмотрен срок не более 1 года.

Это значит, что, теоретически, они могут «переработать» в одном месяце, но за это им будет положен более продолжительный отдых в следующем и наоборот.

Что ж, как-то приблизительно так. На этом этапе мы рекомендуем нашим коллегам, а также всем тем, кто работает вне нормы, следить за отработанными часами, дабы придерживаться «work-life balance» (баланса между работой и отдыхом).

• Пошаговая инструкция для работы с 1С
• Теперь давайте посмотрим, как и что нужно сделать для учета рабочего времени в 1С Онлайн:
• Первым делом открываем стартовую страницу 1С, кликаем на раздел «Зарплата и кадры», а далее – на строку «Отчеты по кадрам».

В открывшемся окне внимательно изучаем содержимое и находим строку «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Это унифицированная форма и поэтому дальнейших сложностей быть уже не должно:

Перед нами предстает табель учета рабочего времени. Ввиду того, что он, как правило, не является «общим» для всех сотрудников компании, нам необходимо отсортировать список по подразделениям. Сделать это можно вручную, указав необходимый отдел в соответствующей строке:

Выбрав нужное подразделение, необходимо его «настроить». Кликаем на соответствующую кнопку и продолжаем работу в открывшемся окошке, где будут содержаться более подробные данные о работнике:

1С позволяет составить отчет по группе лиц и это часто требуется в повседневной работе. Пользуясь теми же кнопками, мы можем вывести готовый отчет на печать с реквизитами сотрудников подразделения, а также их непосредственного руководителя. Обычно эта операция выполняется в случае, если есть необходимость оформить премию.

Как известно, в 1С одни и те же действия можно выполнить несколькими способами – кому, как удобно. Так и в нашем случае, через «отборы» можно поставить фильтр на конкретном сотруднике:

Выполнив необходимые операции, на своем мониторе вы должны будете увидеть готовый табель учета рабочего времени, подготовленный только на одного человека:

Все очень просто, дорогие друзья! Рекомендуем Вам чаще посещать наш финансовый блог и находить для себя что-то интересное и полезное! Воспользуйтесь бесплатным доступом к нашему сервису на 14 дней и оцените все его неоспоримые преимущества!

Суммированный учет рабочего времени: особенности использования

На сегодняшний день существует несколько видов учета рабочего времени, одним из которых является суммированный учет. При установлении данного вида учета рабочего времени у работников кадровых служб, как правило, возникает значительное число вопросов.

Например, при каком виде работ суммированный учет обязателен, а в каких случаях устанавливается по желанию работодателя, какие весомые аргументы можно привести при выборе именно этого вида учета рабочего времени, какие документы необходимо оформить, как быть со сверхурочной работой и многие другие.

Суммированный учет, безусловно, обладает своей спецификой, о которой мы и расскажем в данной статье.

Сегодня многие предприятия с учетом специфики труда применяют сменный график или устанавливают своим сотрудникам разное время начала и окончания рабочего дня. При этом, как правило, определенная законодательством ежедневная и (или) еженедельная продолжительность рабочего времени не соблюдается.

В таких ситуациях проконтролировать продолжительность рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, поможет введение суммированного учета.

В настоящей статье мы объясним специфику данного вида учета рабочего времени, случаи его применения, а также особенности оплаты труда и сверхурочной работы при применении суммированного учета рабочего времени.

Общие положения

Рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности (а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени).

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. При этом на работодателя возлагается обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником1.

Существуют три основных вида учета рабочего времени:

1. Поденный учет – осуществляется при ежедневной работе. Данный вид учета рабочего времени применяется, когда продолжительность ежедневной работы всегда одинакова (например, 8 часов при 40-часовой рабочей неделе). В этом случае рабочее время, установленное для работников, соответствует норме в течение рабочего дня. Работа сверх нормы признается сверхурочной и не может быть компенсирована недоработкой в другие дни. Учетный период (период, в течение которого производится учет фактически отработанного времени) равен одному дню.
2. Недельный учет применяется при нормировании рабочей недели (например, 40, 36, 24 часа). В отдельные дни недели у работника возможны как переработки, так и недоработки, которые должны быть сбалансированы в течение недели. Важно, чтобы в целом за неделю недельная норма рабочих часов была соблюдена. Продолжительность ежедневной работы при таком виде учета определяется графиком в пределах недельной нормы. Соответственно, учетный период равен неделе.
3. Суммированный учет – это специальный порядок распределения и учета рабочего времени. Введение данного вида учета позволяет корректировать продолжительность отработанного времени в рамках учетного периода (месяца, квартала или года), если оно отклоняется от установленной нормы. Суммированный учет применяется, когда не представляется возможным соблюсти недельную норму рабочего времени. Иными словами, по сравнению с двумя другими видами учета рабочего времени период, за который подсчитывается рабочее время, удлиняется, а фактически отработанное время перераспределяется внутри данного периода.

   Рассмотрим этот вида учета рабочего времени более подробно.

Особенности осуществления суммированного учета рабочего времени устанавливает ст. 104 ТК РФ, предусматривающая, что при применении суммированного учета продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.

Учетный период. В качестве учетного периода могут использоваться месяц, квартал и другие периоды, максимальный учетный период – один год. На практике довольно часто учетный период равен месяцу, в течение которого должна быть отработана норма рабочего времени.

Нормальное число рабочих часов. Этот показатель определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (40 часов – нормальная продолжительность рабочего времени, 36, 30 часов – сокращенная продолжительность рабочего времени) на основании производственного календаря.

В организации, применяющей суммированный учет рабочего времени, учетный период составляет квартал. Определим, сколько часов составит норма рабочего времени в третьем квартале 2009 года.

Так, в июле при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) норма составила 23 рабочих дня, в августе – 21, в сентябре – 22. Всего в данном учетном периоде 66 рабочих дней.

При рабочей неделе в 40 часов норма рабочего времени составит 528 часов (8 часов × 66 рабочих дня).

Суммированный учет рабочего времени может быть установлен и для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю. В этом случае нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается, и норма часов за учетный период определяется пропорционально.

В организации установлен учетный период – месяц, в котором был 21 рабочий день. Полная норма рабочего времени составит 168 часов (8 часов × 21 рабочий день). Если работник принят на 0,5 ставки, его норма рабочего времени за учетный период составит 84 часа (168 часов : 2).

При применении суммированного учета продолжительность рабочего времени в сутки или в течение недели может отклоняться от нормы, установленной для конкретной категории работников. Если в течение учетного периода в определенные дни или недели возникла переработка, она может компенсироваться следующими способами:

• недоработкой в другие дни или недели,
• предоставлением дополнительных дней отдыха.

В любом случае недоработка или переработка должны быть скорректированы в установленный учетный период.

Суммированный учет рабочего времени: анализ типичных ошибок – ilex

эксперт в области трудового законодательства

ООО «ЮрСпектр» провело аудиториум ilex на тему «Суммированный учет рабочего времени: анализ типичных ошибок». Лектором выступил Вадим Александрович Григорьев.

Он подробно проанализировал ошибки, которые допускают наниматели при применении суммированного учета рабочего времени, а также ответил на ряд вопросов слушателей по теме. Ниже публикуем ответы на них.

В каком НПА прописан порядок расчета и корректировки индивидуальной нормы рабочего времени в случаях, если работник был на больничном или в отпуске?

Указанный порядок должен быть четко и понятно прописан в ЛПА организации, в котором определено, что такое суммированный учет рабочего времени и как им пользоваться. Например, в ПВТР, соответствующем положении или инструкции.

В случае возникновения судебного спора, если порядок корректировки не прописан в ЛПА, судья произведет корректировку таким способом, который применялся нанимателем для определения расчетной нормы рабочего времени. Так, если в организации для этого используется расчетная норма рабочего времени, установленная Минтруда и соцзащиты для 5-дневной или 6-дневной рабочей недели (т.е.

пользуются способом установления расчетной нормы рабочего времени по производственному календарю), судья корректировку произведет также по производственному календарю.

Как верно скорректировать индивидуальную норму рабочего времени при сменном графике работы по 12 часов, если сотрудник находился на больничном?

Порядок корректировки индивидуальной нормы рабочего времени при незапланированном отсутствии по уважительной причине, в том числе такой как временная нетрудоспособность, лучше всего определить в ЛПА.

При этом целесообразно корректировать индивидуальную норму рабочего времени именно на время неявки работника, приходящееся на часы или дни работы, запланированные по графику работ (сменности).

Иными словами, если работник отсутствовал на работе 3 дня, следует произвести корректировку на время, которое запланировано на эти 3 дня.

В организации установлен двухсменный режим рабочего времени: 1-я смена — с 08:00 до 20:00, 2-я смена — с 20:00 до 08:00. Последний день больничного работника выпадает на начало 2-й смены (с 20:00 до 08:00), а вторая ее половина приходится фактически на первый рабочий день после больничного. Когда работник должен приступить к работе?

В данной ситуации получается, что работнику как бы нужно выйти на работу на половину смены. Однако он не должен этого делать. По сути, складывается такая ситуация, что больничный закрыт, работник мог бы отработать 8 часов, но не отрабатывает их. При корректировке нормы рабочего времени возникает нюанс, так как корректировка в данном случае возможна только на 4 часа, а на 8 оставшихся — нет.

Поэтому в таких ситуациях рекомендуется переносить подобные смены таким образом, чтобы они не дробились. Иными словами, целесообразно договориться с работником и перенести смену на другой период так, чтобы он мог выйти на смену полной продолжительности. В таком случае расчетную норму рабочего времени даже на 4 часа корректировать не придется.

Какие производства можно отнести к непрерывному производству согласно ст. 117 ТК?

При круглосуточном режиме работы, когда необходимо обеспечивать бесперебойную работу какого-то структурного подразделения, наниматель может вводить так называемое непрерывное производство. Перечень таких производств устанавливается также нанимателем. Именно он определяет, кто из работников работает непрерывно. Например, это служба безопасности организации: сторожа, охранники и прочие.

Поэтому, если есть участок работы, который требует постоянного нахождения или обеспечения безопасности со стороны человека, его можно отнести к соответствующей категории. Указанный перечень можно, в частности, оформить как приложение к ПВТР.

Если учетный период в организации год, необходимо ли в таком случае составлять и утверждать графики работ (сменности) на весь учетный период?

Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее 1 месяца до введения его в действие (ч. 5 ст. 123 ТК). Поэтому график должен быть утвержден и доведен до сведения работников не позднее чем за месяц до ввода его в действие.

Обязанности составлять графики сразу на весь учетный период законодательство не содержит. Однако стоит отметить, что сумма часов по всем 12 графикам за год не должна превышать норму рабочего времени работника. Если превышает, то графики работ (сменности) составлены неверно.

И наниматель может быть привлечен за это к ответственности, потому что данное действие называется планированием сверхурочной работы.

Работник оформлен на полную ставку по основному месту работы и на 0,25 ставки как внутренний совместитель. По работе по совместительству у него на данный момент имеется несколько часов переработки. В том случае, если работник решит уволиться с работы по совместительству, каким образом рассчитать время сверхурочной работы? Учетный период в организации год.

Читайте в ilex ответ на этот вопрос и другие рекомендации  лектора по анализу учета рабочего времени.

Сложные вопросы суммированного учета рабочего времени

Все сложнее работодателю соответствовать требованиям рынка, ожиданиям мобильных клиентов в рамках нормальной продолжительности рабочего времени и восьмичасового рабочего дня.

Все больше организаций вынуждены менять продолжительность рабочего времени и режимы работы работников, чтобы не только выполнить пожелания клиентов, но и обеспечить гибкое реагирование на тенденции рынка труда определенных специальностей.

Рассмотрим один из способов реагирования – суммированный учет рабочего времени.

1. Что такое суммированный учет рабочего времени

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.

2001 № 197-ФЗ определяет в статье 104 понятие «суммированный учет рабочего времени» как период, в течение которого работодатель может не соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, в том числе превышая установленные продолжительности каждого из видов рабочего времени, НО в конце учетного периода количество отработанного времени должно соответствовать норме.

Изменение продолжительности рабочего времени приводит к установлению особого режима рабочего времени, т.е. способа чередования времени отдыха и времени работы, при котором увеличение продолжительности дневной смены приводит к уменьшению времени отдыха, ибо в сутках количество часов остается неизменным.

Зачастую эта возможность порождает у работодателей желание вообще не предоставлять ежедневный, еженедельный отдых, но их продолжительность установлена так же четко, как и продолжительность ежедневной и еженедельной работы. Допускается лишь миграция времени отдыха либо времени работы в другие части учетного периода.

Причем невозможность соблюдения установленной для данной категории работников продолжительности ежедневной или еженедельной работы должна быть обоснована фактами, т.е.

до введения суммированного учета рабочего времени должны быть сделаны не только расчеты численности и занятости персонала, но и приведены объективные данные необходимости труда именно этой продолжительности.

2. Как ввести суммированный учет рабочего времени

Статья 104 ТК РФ гласит, что «порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка». И при буквальном применении данной нормы можно считать, что в правила внутреннего трудового распорядка (далее по тексту – ПВТР) вполне достаточно включить только упоминание о наличии суммированного учета рабочего времени. Но это не так.

Работодатель обязан нормативными локальными актами устанавливать все особенности трудовой деятельности на данном предприятии. Учету рабочего времени, регулированию режима работы законодателем уделяется особое внимание, потому что:

• это гарантии работнику в использовании его времени,
• налогообложение каждой из сторон трудовых отношений является источником пополнения бюджета,
• именно труд работника подлежит социальному страхованию. А труд, осуществляемый без переработок, всегда более производителен и менее травмоопасен.

Необходимость определения нормативными локальными актами работодателя (далее по тексту – НЛА) режима рабочего времени установлена трудовым законодательством для нормального рабочего времени, для сокращенной продолжительности рабочего времени, для неполного рабочего времени, для ненормированного рабочего дня и иных режимов работы.

И именно совокупное законодательное требование отражения в НЛА действующих на предприятии режимов работы и необходимость полного и достоверного учета рабочего времени всех работников определяет включение в ПВТР всех режимов рабочего времени, всех условий его учета.

Создание отдельного локального акта необходимо в сложных ситуациях, при наличии нескольких графиков работы, при иных особенностях учета рабочего времени.

Важно помнить, что законодательно установлена обязательность указания в правилах внутреннего трудового распорядка действующих на предприятии режимов работы и способов учета рабочего времени, независимо есть ли на предприятии отдельный соответствующий локальный акт. Все изменения локального регулирования учета рабочего времени осуществляются с участием профсоюза (при его наличии).

Суммированный учет рабочего времени сопровождает трудовую деятельность по различным графикам работы. Работа по графику подлежит обязательному регулированию трудовым договором работника и НЛА работодателя, в том числе и правилами внутреннего трудового распорядка, со всеми особенностями актуализации текстов названных документов.

При установлении суммированного учета рабочего времени сведения о данном способе учета рабочего времени необходимо включить в тексты трудовых договоров тех работников, кому поручена соответствующая трудовая функция.

Изменения условий трудового договора по инициативе работодателя вносятся порядком, установленным главой 12 Трудового кодекса Российской Федерации, с уведомлением работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также с уведомлением работника о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее чем за два месяца до начала трудовой деятельности в измененных условиях.

Только сведения о суммированном учете рабочего времени, внесенные в:

• коллективный договор (при его наличии),
• правила внутреннего трудового распорядка,
• нормативные локальные акты (при необходимости),
• трудовой договор работника,

— позволяют работодателю считать, что суммированный учет рабочего времени на предприятии введен.

3. Как считать количество рабочего времени в пределах установленного учетного периода

Количество рабочего времени в течение всего установленного периода учета рабочего времени должно быть равно нормальной продолжительности.

Нормальную продолжительность рабочего времени за весь учетный период каждый работодатель обязан определять самостоятельно, ибо Трудовой кодекс Российской Федерации установил только нормальную продолжительность рабочего времени в неделю – это 40 часов.

Но недели в учетном периоде бывают разные: когда-то месяц начинается с пятницы или с иного рабочего дня, когда-то с выходного, когда- то в месяце случаются праздники и предпраздничные дни. А еще и сами месяцы могут различаться количеством дней.

Для обеспечения всех работников равным правом на нормальную продолжительность рабочего времени применяется Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.

2009 N 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю» (далее по тексту Приказ № 588).

На основании Приказа № 588 каждым работодателем перед наступлением нового календарного года утверждается норма рабочего времени для всех режимов работы, так называемый производственный календарь.

При суммированном учете рабочего времени итоговое значение учтенного отработанного работником времени должно совпадать с итоговым значением рассчитанной нормы рабочего времени за установленный период учета.

Как правильно вести суммированный учет рабочего времени в 2021 году

(Информация с официального сайта Федеральной службы по труду и занятости)

Правило 1. Суммированный учет рабочего времени вводят в строго определенных случаях.

Суммированный учет рабочего времени вводят, когда по условиям производства, работы при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 Трудового кодекса РФ). Работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, ‒ не исключение. Правило касается организаций и ИП.

Суммированный учет рабочего времени надо вводить, если:

• работа круглосуточная;
• в организации применяется междусменный режим работы;
• есть работники, которым установлено гибкое рабочее время;
• при вахтовом методе работы ‒ в этом случае введение суммированного учета обязательно.

Суммированный учет вводят в целом по организации или для определенных категорий работников. Например, проводников, продавцов, охранников и др.

Правило 2. Надо установить учетный период.

Допускается вводить суммированный учет рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 140 Трудового кодекса РФ). Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, ‒ трех месяцев.

В общем случае учетный период может быть один месяц, два месяца, три месяца и т. д. (т. е. минимальный учетный период составляет один месяц, максимальный ‒ один год).

Продолжительность учетного периода утверждает руководитель организации.

Правило 3. Продолжительность рабочего времени за учетный период в целом не должна превышать нормальное число рабочих часов.

Это правило является одним из самых важных при суммированном учете рабочего времени. Из ст. 104 Трудового кодекса РФ следует, что нормальное число рабочих часов за учетный период определяют из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 Трудового кодекса РФ).

Другую продолжительность рабочего времени в неделю можно установить отдельным категориям работников. Пример: работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, ‒ 36 часов в неделю.

За несоблюдение еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 руб. до 50 000 руб. Разрабатывая график работы при суммированном учете, учитывайте ограничения, приведенные в ст. 91 Трудового кодекса РФ.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 г. № 588н.

При подсчете нормы рабочего времени исключаются периоды, когда работник фактически не работал. Например, был в отпуске, на больничном, в командировке, проходил профессиональное обучение и пр.

Если работник в учетном периоде отработал все дни по графику (не был в отпуске, на больничном, в командировке и т. д.), то норма часов за учетный период будет соответствовать норме часов за месяцы этого периода по производственному календарю.

Если учетный период состоит из нескольких месяцев, то сначала определяют норму рабочих часов за каждый месяц, а затем складывают полученные результаты. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Правило 4. Правильно оформляйте процедуру.

Суммированный учет вводится приказом руководителя и фиксируется в правилах внутреннего трудового распорядка. Если в организации есть профсоюз, то важно его мнение о данном режиме рабочего времени.

Работников надо обязательно ознакомить с приказом о введении суммированного учета.

Правило 5. График работ должен быть обязательно.

Работники должны знать свой график работы, поэтому наличие такого документа, как график работ, обязательно.

Если суммированный учет устанавливается работникам со сменным графиком (т. е. предполагается выполнение работы несколькими работниками), то в обязательном порядке должен быть составлен график сменности.

График работ и график сменности — разные понятия.

Сменная работа ‒ это работа в две, три или четыре смены, которая вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ст. 103 Трудового кодекса РФ). При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору. Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие.

То есть если в организации составляется график сменности на июль 2021 г., то не позднее 1 июня 2021 г. работников необходимо с этим графиком ознакомить.

При этом порядок ознакомления с графиком работ законодательно не установлен, поэтому правилами внутреннего трудового распорядка следует этот порядок установить.

При составлении графика сменности следует помнить, что работа в течение двух смен подряд запрещается.

Суммированный учет рабочего времени: общие правила и отдельные тонкости

Работодатели, установившие для сотрудников сменный график, рискуют нарушить трудовое законодательство. Причина в том, что время, фактически отработанное по такому графику, зачастую превышает утвержденную законом норму часов. Если это случается, нужно оформлять переработку, что неизбежно вызывает ряд сложностей.

Во-первых,  статья 99 ТК РФ дает закрытый список ситуаций, когда допускается сверхурочная работа по инициативе администрации. В список входят аварии, стихийные бедствия, общественно-необходимые работы.

А также ремонт оборудования, без которого значительное число работников не сможет выполнить свои обязанности, невозможность по техническим причинам завершить начатую работу и неявка сменщика при том, что процесс нельзя остановить.

Переработка по иным причинам считается нарушением.

• Во-вторых, в каждом случае сверхурочного труда необходимо письменное согласие сотрудника и точный учет часов переработки.
• В-третьих, сверхурочное время должно укладываться в лимит: не более четырех часов в течении двух дней подряд и не более 120 часов в год.
• Чтобы обойти эти трудности, многие организации и предприниматели для категорий персонала со сменным графиком вводят суммированный учет рабочего времени.

Согласно статье 104 ТК РФ суть суммированного учета в том, что допустимое количество рабочих часов определяется не для одного дня или недели, а для учетного периода (это любой отрезок времени от месяца до года).

Его устанавливают для всего предприятия и используют применительно к каждому сотруднику, переведенному на суммированный учет.

В результате получается следующее: на одной неделе сотрудник превышает норму часов, на другой работает меньше нормы, и по итогам учетного периода укладывается в лимит. Как следствие, работодателю не нужно показывать переработку.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как выбрать учетный период и составить график

На практике кадровики чаще всего делают так. Сначала составляют график на будущий год, и только после этого выбирают учетный период. При составлении графика следят, чтобы  обеденный перерыв составлял от получаса до двух часов (ст. 108 ТК РФ).

Кроме того, продолжительность ночной смены сокращают на час (ст. 96 ТК РФ), и не допускают работу в течение двух смен подряд (ст. 103 ТК РФ).

Также при оформлении рабочего графика учитывают ежегодный отпуск, продолжительность которого в общем случае составляет 28 календарных дней.

Есть и еще одно ограничение, которое нужно учитывать при составлении графика работы. Минимальная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не должна быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ). Однако, при суммированном учете разрешено в отдельные недели уменьшать этот показатель. Главное,чтобы норма соблюдалась в среднем за учетный период (письмо Роструда от 20.01.14 № ПГ/13281-6-1).

Когда график готов, проверяют, за какое количество месяцев общее число рабочих часов не превышает норматив, рассчитанный исходя из 40-часовой недели. Полученное количество месяцев принимают за учетный период.

Пример 1

На складе предприятия трудятся операторы, которые вводят в компьютерную базу данные о полученном и отгруженном товаре. Для них установлен следующий режим: две недели ежедневной работы (продолжительность смены 10 часов), две недели отдыха и т.д.

В ноябре 2018 года специалист отдела кадров составил рабочие графики для операторов на предстоящий 2019 год и проанализировал их. Выяснилось, что для каждого оператора в январе норматив превышен, а в феврале и марте, напротив, фактическое время меньше нормативного.

Это наглядно иллюстрирует рабочий график оператора Сидорова (см. таблицу). При том, что в январе норматив равен 136 часам, Сидоров должен отработать 140 часов. Без суммированного учета переработка составила бы 4 часа (140 — 136).

Зато в феврале-марте Сидоров отработает меньше норматива.

Исходя из этого кадровик принял квартал за учетный период на 2019 год.

Добавим, что при составлении рабочего графика на будущий год иногда все равно возникает переработка. В этом случае можно специально сократить количество часов в смене, то есть подогнать график под норматив. Если это невозможно, по итогам учетного периода придется показать сверхнормативное время и оформить его надлежащим образом.

Что делать, если учетный период отработан не полностью

Если сотрудник в течение учетного периода заболел или ушел в отпуск, то нормативное количество часов для него становится другим. Чтобы его найти, нужно от «общего» норматива отнять часы, приходящиеся на отдых или болезнь.

Пример 2

Предположим, что оператор Сидоров из примера 1 в январе и феврале 2019 года отработал по 140 часов. С 1 по 28 марта находился в отпуске, соответственно, в марте отработал ноль часов. Итого в первом квартале он трудился 280 часов (140 + 140).

В связи с отпуском норматив на март и на весь учетный период (первый квартал) для Сидорова будет уменьшен.

Сначала подсчитаем, чему равен сокращенный норматив на март. Для этого нужно определить, сколько дней отпуска приходится на рабочие дни по 40-часовой неделе. Таких дней 19 (1, 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 20, 21, 22, 25, 26, 27 и 28 марта).

Затем нужно умножить эти дни на 8 часов и полученный результат вычесть из «обычного» норматива. Выходит, что уменьшенный норматив Сидорова в марте составит 7 часов (159 часов – (19 дней х 8 часов)). Значит, в учетном периоде сокращенный норматив будет равен 302 часа (136 + 159 + 7).

Мы видим, что в первом квартале у Сидорова нет переработки.

Аналогичным образом следует рассчитать сокращенный норматив в случае, когда работник уволился до окончания учетного периода. То есть нужно определить, сколько рабочих часов по 40-часовой неделе приходится на время с начала учетного периода до последнего дня работы сотрудника. Это и будет уменьшенный норматив.

Пример 3

Допустим, оператор Сидоров из примера 1 уволился с 21 января 2019 года, успев отработать 6 смен (с 15 по 20 января). Фактически отработанное время в январе для него составило 60 часов (6 смен х 10 часов).

Чтобы определить норматив Сидорова на январь и на весь учетный период (первый квартал), нужно узнать, сколько рабочих дней по 40-часовой неделе приходится на период с 1 по 20 января.

Таких дней 8 (9, 10, 11, 14, 15, 16, 17 и 18 января). Теперь полученное число следует умножить на 8 часов. Найдем, что сокращенный норматив для Сидорова достигнет 64 часа (8 дней х 8 часов).

Мы видим, что в первом квартале у Сидорова нет переработки.

Как рассчитать зарплату исходя из тарифной ставки

Часто при сменном графике работы сотрудникам устанавливают тарифную ставку. В таком случае расчет зарплаты не сложен: нужно количество отработанных часов умножить на ставку за час. При этом необходимо учитывать, что за труд в ночное время, то есть с 22.00 до 6.00, полагается доплата минимум 20 процентов (ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 22.07.08 № 554).

Пример 4

Расчетный период в компании равен одному месяцу. В марте  сотрудник отработал 7 смен по 24 часа. Общее время составило 168 часов (7 смен х 24 часа), работа в ночное время — 56 часов. Часовая тарифная ставка для данного специалиста — 285 руб.  

Бухгалтер рассчитал зарплату за март. Она равна 51 072 руб.((168 часов х 285 руб.) + (56 часов х 285 руб. х 20%))

Как рассчитать зарплату исходя из оклада

В случае, когда работнику на сменном графике установлен оклад, заработную плату необходимо рассчитывать таким образом. Если количество часов, фактически отработанных в учетном периоде, равно нормативному, то зарплата равна окладу.

При этом может получиться так, что два сотрудника с одинаковыми окладами фактически отработали разное количество часов (каждый по своему графику), а получили за месяц одинаковую зарплату. По мнению специалистом Минтруда России такая ситуация не ущемляет права работников (письмо  от 24.05.13 № 14-1-1061; см.

«Минтруд прокомментировал вопросы о суммированном учете рабочего времени, начислении взносов на стоимость «корпоратива» и лимите на иностранцев»).

Если отработано больше нормы, нужно оплатить переработку (подробнее об этом расскажем ниже). Если отработано меньше нормы, то зарплату вычисляют как произведение фактически отработанных часов на часовую тарифную ставку.

Возникает вопрос: каким образом, зная размер оклада, найти величину часовой тарифной ставки? В законодательстве это не прописано. На практике существует три варианта.

Первый — разделить оклад на среднегодовое нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет неизменной в течение года. Второй вариант — разделить оклад на среднее в учетном периоде нормативное количество часов.

Тогда часовая тарифная ставка будет одинакова в каждом месяце учетного периода. Третий вариант — разделить оклад на нормативное количество часов в данном месяце. Тогда часовая тарифная ставка будет меняться от месяца к месяцу.

Работодатель вправе выбрать любой из трех способов и закрепить его в учетной политике.

Пример 5

Расчетный период в организации равен кварталу. Сотруднику установлен оклад 40 000 руб. В январе, феврале и марте 2019 года он отработал по 140 часов, и норматив по итогам квартала не превышен. Рассчитаем его зарплату за март тремя разными способами.

Первый способ. Учитывая, что норматив рабочих часов в 2019 году равен 1970, находим часовую тарифную ставку. Она составляет 243,65 руб.(40 000 руб.: (1970 час: 12 мес.)). Зарплата в марте равняется 34 111 руб.(140 часов х 243,65 руб.).

Второй способ. Учитывая, что норматив рабочих часов в первом квартале 2019 года равен 454 часа, находим часовую тарифную ставку. Она составляет 264,32 руб.(40 000 руб.: (454 часа: 3 мес.)). Зарплата в марте равняется 37 004,8 руб.(140 часов х 264,32 руб.).

Третий способ. Учитывая, что норматив рабочих часов в марте 2019 года равен 159-ти часам, находим часовую тарифную ставку. Она составляет 251,57 руб.(40 000 руб.: 159 часов). Зарплата в марте равняется 35 219,8 руб.(140 часов х 251,57 руб.).

Как оплачивать выходные и праздники

Работа в субботу и воскресенье при суммированном учете оплачивается в обычном порядке. Это объясняется тем, что человек получает выходные в другое время.

Что касается нерабочих праздничных дней (23 февраля, 8 марта и др.), то с ними возникают сложности. По общему правилу работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).

Однако в Трудовом кодексе четко не сказано, распространяется ли это правило на суммированный учет. Некоторые специалисты полагают, что не распространяется, поскольку праздники по сути ничем не отличаются от суббот и воскресений.

И если в графике нет переработки, значит, в нем уже учтено, что труд в субботу, воскресенье и в праздник компенсирован отдыхом в будни.

Но есть и другая точка зрения: раз в статье ст. 153 ТК РФ нет оговорки относительно суммированного учета, то двойная оплата праздничных дней применяется и для него. Именно такой подход поддержал Роструд в рекомендациях, утвержденных протоколом № 1 от 02.06.14 (см. «Роструд разъяснил вопросы, связанные с оплатой труда и предоставлением отпуска в нерабочие праздничные дни»).

Рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Как оплачивать переработку

Случается, что по результатам учетного периода в табеле сотрудника значится переработка.

Причины могут быть разные: выход не в свою смену для подмены другого работника, увеличенное количество часов по производственной необходимости и пр.

Как бы то ни было, бухгалтер обязан начислить доплату: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за остальные часы — не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Особняком стоит ситуация, когда сверхурочные часы выпадают на выходные и праздники. Здесь нельзя утверждать, что работа в такие дни будет компенсирована отдыхом в будни, ведь речь идет не о плановом графике, а о переработке. Таким образом, при суммированном учете оплачивать сверхнормативные субботы, воскресенья и праздники надо не менее чем в двойном размере, как и при обычном варианте учета.

Вместе с тем за них полагается повышенная оплата и по другому основанию — как за сверхурочное время. Можно ли повышать зарплату одновременно по двум основаниям? Нет, нельзя — такова позиция Верховного суда, изложенная в решении от 30.11.05 № ГКПИ05-1341. При совпадении нерабочего дня и переработки оплачивать нужно именно нерабочий день, а сверхурочные часы оставить без дополнительной оплаты.

Пример 6

В организации с суммированным учетом установлено, что учтенный период равен одному месяцу. В январе 2011 года сотрудник отработал 13 смен по 10 часов, из них на одну смену он вышел сверхурочно в праздник, в ночное время не работал. Тарифная ставка для него — 230 рублей в час.

Рассчитаем зарплату за январь. Сначала найдем, сколько работнику полагается за часы в пределах нормы. Получим 27 600 руб. (120 часов х 230 руб.). Затем вычислим вознаграждение за сверхурочную работу.

Так как переработка совпала с выходным днем, рассчитаем ее как работу в праздник по двойному тарифу. Сумма составит 4 600 руб.(10 часов х 230 руб. х 2). Никакой дополнительной оплаты за эти часы начислять не станем.

Итого зарплата за январь составит 32 200 руб.(27 600 + 4 600).